学校での楽々メール処理

「電子メール」という言葉をほとんど聞かなくなりました。

現在はメールという言葉で通じるほど、仕事や生活の一部となり、やらねばならない仕事の一つにもなっています。

しかし、学校現場ではメールを出すことが苦手だったり、億劫に感じてしまう人もいます。

今回は「学校での楽々メール処理」ということで、メールをより快適に、効率よく仕事に活用するための方法についてご紹介します。

１　メールの最大の長所を確認してみましょう

２　テンプレートの利用で入力を減らしましょう

３　メールソフトの仕分け機能で重要なメールを整理しましょう

４　【応用編】メールアドレスと件名の文字の組み合わせで、仕分けは完璧

１　メールの最大の長所を確認してみましょう

こう聞かれたら、みなさんは何と答えますか？

メールの最大の長所を私は次のように考えています。

メールは相手の時間を奪わない。

電話は相手の時間を奪います。一方、メールは相手に読むまでの「時間」と考えをまとめる「猶予」を与えてくれます。

メールの速読、即返しが仕事の命運を分ける方もいらっしゃいますが、一般的には急ぎの場合は電話、ゆとりをもって相手に読んでもらったり、文字で正確に伝えたい場合にはメールと、使い分けるほうが賢明だと、私は考えます。

メールとは異なる部分もありますが、LINEも優れたコミュニケーションツールの一つです。

しかし・・・

友だちからのLINEが来たら、すぐに返さないといけない！！

という理由で、夜もろくろく寝られずに過ごしたという子どもの話を聞きました。

２　テンプレートの利用で入力を減らしましょう

メールの書き方については、様々なご意見があると思いますが、私はこのようにしています。

（１）一見して内容がわかる件名をつける

　　◯「土曜日の集会への出席について」 ※土曜の集会は出席

　　✕「先日は失礼しました」 ※何のことかわかりません・・

（２）要件から先に書く

（３）とにかく端的に書く

同じ考え方で、市内の全学校にメールを出すことになった場合、アドレスを一つ一つ追加していくことよりも、全学校のアドレスをグループとして登録しておくことをお勧めします。

３　メールソフトの仕分け機能で重要なメールを整理しましょう

仕事で扱う重要なメールを整理するため、メールソフトのフィルタ機能を使うようにしましょう。

もとのメールは受信トレイに残したまま、自分の指定する条件で特定のフォルダーに自動的にコピーされるので、たくさんのメールから探し出す手間を省くことができます。

Windows１０のアウトルックを使ったフィルタの実用例をあげてみました。学校の管理職（主に教頭）や事務職員、校務分掌で特定のメールを扱う職員の方々に参考にしていただけたら幸いです。

４　【応用編】メールアドレスと件名の文字の組み合わせで、仕分けは完璧

都道府県や市町村の教育委員会から送られた重要なメールを仕分けたい場合は、次のような方法をお勧めします。

◎メールアドレスに次の文字列が”必ず”あるもので
　（例）@city.△△△△△.lg.jp

○件名に次の文字列の“いずれか”を含んでいるものをコピー
通知      調査      申請      報告      変更      開催      依頼
点検      提出      回答      照会      実施      周知
取扱      取組      評価　 申告 研修 異動　

×件名に次の文字列の“いずれか”があった場合は除く
   解凍 パスワード ＰＷ Ｐｗ　ＲＥ　Ｒｅ
  リマインド

※仕分けの段階で、○と×の両方があった場合、×が優先される。
　（”じゃんけん”でたとえると　×　の勝ち！！）
※新たに重要なキーワードが見つかった場合は仕分けのルールを修正し、精度を高めていくことができます。